gite scolastiche - modelli da utilizzare

Buonasera colleghi, in riferimento alla circolare del Miur il quale esortava i dirigenti/personale scolastico a provvedere ad un controllo preventivo dei mezzi sui quali viaggiano gli studenti, volevo sapere nei vostri Comandi come vi comportate a seguito delle richieste che pervengono (es. quanto tempo prima prendete in considerazioni le richieste - a noi a volta arrivano il giorno prima sconvolgendo i servizi) e che modelli utilizzate per la raccolta dei dati da parte del personale operante che interviene al controllo. grazie